Polisi Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd Dysgwr Coleg Cambria

Mae Coleg Cambria wedi ymrwymo i fod yn dryloyw ynghylch sut mae’n casglu ac yn defnyddio data ac i fodloni ei rwymedigaethau diogelu data.

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn i roi gwybod i chi sut mae Coleg Cambria yn casglu ac yn prosesu eich gwybodaeth bersonol, a gyda phwy rydym yn rhannu’r data hwn. Mae hyn yn cynnwys yr hyn rydych chi’n ei ddweud wrthym amdanoch chi’ch hun, yr hyn rydym yn ei ddysgu trwy eich cael chi fel dysgwr, a’r dewisiadau rydych chi’n eu gwneud ynglŷn â pha wybodaeth rydych chi am i ni ei hanfon atoch chi, neu ei rhannu ag eraill.

Yn ogystal, mae’r hysbysiad hwn yn nodi sut rydym yn gwneud hyn ac yn darparu gwybodaeth am eich hawliau preifatrwydd a sut mae cyfreithiau diogelu data yn eich diogelu.

Cysylltu â Ni

Coleg Cambria yw’r rheolwr data ac os oes gennych unrhyw gwestiynau am yr hysbysiad hwn, diogelu data neu’r ffordd yr ydym yn trin eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data yn y cyfeiriadau canlynol:

Post: Coleg Cambria, Ffordd Celstryn, Cei Connah Glannau Dyfrdwy, Sir y Fflint, CH5 4BR; neu

Anfonwch e-bost at: dpo@cambria.ac.uk

Pam rydym yn casglu gwybodaeth amdanoch chi

Rydym yn casglu gwybodaeth bersonol trwy gydol ein prosesau ymgeisio a chofrestru (er enghraifft trwy ein prosesau ymgeisio papur ac ar-lein) i’n galluogi i wirio pwy ydych chi, prosesu eich cais, eich cofrestru ar gwrs a darparu gweinyddu parhaus.

Y mathau o wybodaeth rydym yn ei chasglu

Mae’n bosibl y byddwn yn casglu’r mathau canlynol o wybodaeth amdanoch dros gyfnod eich astudiaethau, yn dibynnu ar y math o gwrs yr ydych arno a’ch anghenion unigol:

• gwybodaeth yn ymwneud â’ch hunaniaeth gan gynnwys eich enw, enwau blaenorol, gwybodaeth gyswllt, e-bost, dyddiad geni a rhyw;
• gwybodaeth am eich perthynas agosaf a/neu gyswllt brys;
• eich Rhif Yswiriant Gwladol, cenedl, a chopïau o ddogfennau adnabod fel eich pasbort neu gerdyn adnabod cenedlaethol sy’n ymwneud â’ch hawl i gael mynediad at gyllid y llywodraeth ar gyfer addysg;
• gwybodaeth am eich dewisiadau astudio presennol ac yn y dyfodol;
• gwybodaeth am eich dewis/dewisiadau gyrfa arfaethedig;
• gwybodaeth yn ymwneud â’ch hanes academaidd neu gynnydd cyfredol fel eich graddau TGAU a ragfynegwyd, y cymwysterau gwirioneddol a enillwyd, canlyniadau arholiadau, sgorau asesu a dyddiadau astudio;
• gwybodaeth yn ymwneud â’ch cyflogaeth, yn enwedig os yw’ch cyflogwr yn cefnogi’ch astudiaethau;
• gwybodaeth yn ymwneud â’ch amgylchiadau personol lle mae hyn yn berthnasol i’ch astudiaethau, neu i ni ddarparu cymorth priodol i chi;
• manylion am eich iaith gyntaf, a lefelau a dewisiadau iaith Gymraeg;
• gwybodaeth am gyflyrau meddygol neu iechyd, gan gynnwys a oes gennych anabledd ai peidio y mae angen i’r sefydliad wneud addasiadau rhesymol ar ei gyfer;
• manylion eich euogfarnau troseddol;
• manylion eich cyfrif banc lle mae’n ofynnol i ni wneud taliadau’n uniongyrchol i chi, fel rhan o’ch rhaglen gymorth;
• manylion unrhyw fudd-daliadau gwladol y mae gennych hawl iddynt er mwyn asesu a ellir gostwng y ffioedd a dalwch am rai cyrsiau;
• manylion unrhyw weithdrefnau disgyblu neu gwyno yr ydych wedi bod yn rhan ohonynt, gan gynnwys unrhyw rybuddion a roddwyd i chi a gohebiaeth gysylltiedig;
• gwybodaeth monitro cyfleoedd cyfartal, gan gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad ethnig, cyfeiriadedd rhywiol, iechyd a chrefydd neu gred.

Sut rydym yn casglu eich gwybodaeth

Efallai y byddwn yn casglu gwybodaeth amdanoch mewn gwahanol ffyrdd, er enghraifft:

• o’r wybodaeth rydych yn ei rhoi i ni pan fyddwch yn gwneud cais neu’n cofrestru ar raglen ddysgu gyda ni trwy ein ffurflenni cais a chofrestru;
• pan fyddwch yn llenwi ein ffurflenni cofrestru yn un o’n digwyddiadau agored;
• pan fyddwch yn cyfathrebu â ni dros y ffôn, e-bost, gwefan, neu yn bersonol i wneud ymholiadau neu godi pryderon;
• o sefydliadau eraill fel y Gwasanaeth Cofnodion Dysgwyr, eich ysgol flaenorol, Cyrff Dyfarnu, neu eich noddwr/cyflogwr os ydynt yn cefnogi eich astudiaethau;
• mewn ffyrdd eraill pan fyddwch yn rhyngweithio â ni, yn ystod eich astudiaethau, am un, neu ragor, o’r rhesymau a nodir isod.

Bydd data’n cael ei storio mewn amrywiaeth o fannau gwahanol, gan gynnwys yn eich ffeil dysgwr, yn systemau rheoli data dysgwyr y sefydliad (yn ein canolfannau data diogel) ac mewn systemau TG eraill gan gynnwys system e-bost y sefydliad.

Bydd data ond yn cael ei drosglwyddo y tu allan i’r Undeb Ewropeaidd (UE)/Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) lle rydym yn defnyddio darpariaeth gwasanaeth cwmwl, ac mae’r trosglwyddiad hwn yn amodol ar gontractau a mesurau diogelu priodol i sicrhau diogelu data.

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth

Mae angen i’r coleg brosesu eich data er mwyn darparu ein gwasanaeth addysg i chi a bodloni ein rhwymedigaethau cytundebol. I wneud hynny, mae’n bosibl y bydd y wybodaeth a gasglwn amdanoch, gan gynnwys categorïau arbennig o ddata (data personol sensitif), yn cael ei phrosesu mewn gwahanol ffyrdd, gan gynnwys:

• Cofrestru, a chyngor ac arweiniad cysylltiedig;
• Rheoli eich addysg, gan gynnwys:
  • Darparu gwasanaethau addysgu a dysgu (e.e. cofrestru, asesu, presenoldeb, cynnydd academaidd, arholiadau, ardystio)
  • Cadw cofnodion dysgwyr;
  • Cofrestru gyda Chyrff Dyfarnu ar gyfer eich cymwysterau;
  • Cysylltu â chi, trwy e-bost, ffôn, neges destun neu bost am faterion yn ymwneud â’ch cwrs(cyrsiau).
• Darparu gwasanaethau diogelwch, llyfrgell, TG a gwybodaeth;
• Darparu gwasanaethau cymorth, gan gynnwys:
  • Cymorth dysgu uniongyrchol (e.e. Gwasanaethau Myfyrwyr, Cymorth Dysgu Ychwanegol, Cyngor Gyrfaoedd, Iechyd a Llesiant);
  • Darparu geirda ar eich rhan
• Gweinyddu cyllid (e.e. taliadau LCA/GDC, ffioedd cwrs a thaliadau Lwfans Dysgu)
• Dibenion gweinyddol eraill:
  • Darparu gwybodaeth (e.e. cau colegau, Cefnogaeth TG, cyfyngiadau safle, gwybodaeth cludiant ac ati)
  • Cynnal ymchwil a dadansoddiad ystadegol;
  • Sicrhau diogelu ar draws y sefydliad;
  • Cynnal archwiliadau;
  • Cydymffurfio â deddfwriaeth Iechyd a Diogelwch;
  • Atal a chanfod trosedd;
  • Cydymffurfio â’n dyletswydd Prevent;
  • Mynd i’r afael â chwynion a chamau disgyblu;
  • Hyrwyddo ein cyrsiau, digwyddiadau a chyfleoedd
  • Monitro ein perfformiad
  • Camera cylch cyfyng : rydym yn defnyddio dyfeisiau recordio camera cylch cyfyng (CCTV) at ddibenion atal trosedd ac erlyn troseddwyr, i nodi damweiniau a digwyddiadau ac i ddiogelu myfyrwyr, staff ac ymwelwyr. Rydym yn cadw recordiadau camera cylch cyfyng yn ddiogel am ddim mwy na 28 diwrnod oni bai eu bod yn cael eu defnyddio i ymchwilio i drosedd neu ddigwyddiad honedig ac os felly gellir eu cadw am hyd at 2 flynedd ar ôl i unrhyw ymchwiliad ddod i ben. Bydd y data a gesglir ar camera cylch cyfyng yn weladwy ac yn hygyrch i staff awdurdodedig y Coleg, a’n contractwyr diogelwch trydydd parti. Mae’n bosibl y caiff y data ei rannu â’r Heddlu hefyd.

Nid yw Coleg Cambria yn gwneud unrhyw benderfyniadau na phroffilio awtomataidd.

Cyfraith Diogelu Data

Mae Cyfraith Diogelu Data yn dweud mai dim ond os oes gennym reswm priodol dros wneud hynny y caniateir i ni ddefnyddio gwybodaeth bersonol. Mae’r gyfraith yn dweud bod yn rhaid i ni gael un neu ragor o’r rhesymau hyn:

• I gyflawni contract sydd gennym gyda chi, neu
• pan mae’n ddyledswydd gyfreithiol arnom, neu
• pan mae er ein budd cyfreithlon, neu
• pan fyddwch yn cydsynio iddo, neu
• pan fyddwn yn diogelu buddiannau hanfodol gwrthrych data, neu
• pan mae prosesu er budd y cyhoedd

Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth

Mae’n bosibl y byddwn yn prosesu eich data gan fod angen i ni wneud hynny er mwyn cyflawni ein contract, a’n hymrwymiadau, gyda chi, neu oherwydd eich bod wedi gofyn i ni wneud hynny cyn ymrwymo i’r contract. Mae hyn yn ymwneud â’r gweithgareddau prosesu canlynol:

• Rhyngweithio â chi cyn i chi ddechrau eich astudiaethau, fel rhan o’r broses gofrestru (er enghraifft, anfon gwybodaeth atoch am eich cwrs neu i ateb eich ymholiadau)
• Unwaith y byddwch wedi cofrestru, i ddarparu’r gwasanaethau a amlinellir yn yr hysbysiad hwn uchod;
• At unrhyw ddiben arall yr ydych yn rhoi eich data personol i ni ar ei gyfer.

Ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon ein hunain, neu drydydd parti, megis:

• Darparu gwasanaethau addysgol i chi;
• Monitro perfformiad ac effeithiolrwydd y sefydliad;
• Hyrwyddo cydraddoldeb ac amrywiaeth ar draws y sefydliad.

Efallai y byddwn hefyd yn prosesu data oherwydd ei fod yn angenrheidiol er mwyn i ni gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol, yn hyn o beth efallai y byddwn yn defnyddio eich data personol ar gyfer y canlynol:

• Cyflawni ein rhwymedigaethau rheoleiddio megis cydymffurfio â diogelu;
• Ar gyfer atal a chanfod trosedd;
• Er mwyn cynorthwyo gyda’r ymchwiliadau (gan gynnwys ymchwiliadau troseddol) a gynhelir gan yr heddlu ac awdurdodau cymwys eraill.

Gallwn hefyd brosesu eich data personol lle:

• Mae’n angenrheidiol at ddibenion meddygol;
• Mae angen amddiffyn eich buddiannau hanfodol chi neu rywun arall.

Lle mae gennym eich caniatâd penodol i:

• hyrwyddo ein cyrsiau a chyfleoedd sydd ar ddod i chi;
• eich gwahodd i grwpiau cyfryngau cymdeithasol perthnasol;
• cadw mewn cysylltiad â chi ar ôl i chi orffen eich astudiaethau gyda ni i gael eich adborth ar ein gwasanaethau neu i roi cymorth i chi ddatblygu eich addysg;
• eich gwahodd i ymuno â’n Cyn-fyfyrwyr.

Rhannu gwybodaeth ag eraill

At y dibenion y cyfeirir atynt yn y datganiad hwn efallai y byddwn yn rhannu eich data gyda’r sefydliadau trydydd parti canlynol. Rhoddir cyfle i chi ymuno â rhai o’r cytundebau rhannu data hyn pan fyddwch yn cofrestru â ni, a gallwch newid y dewisiadau hyn unrhyw bryd, fodd bynnag efallai yr hoffech ystyried yn ofalus effaith bosibl peidio â rhannu eich data mewn sefyllfaoedd penodol. Mae Coleg Cambria wedi ymrwymo i rannu data cyfyngedig ac angenrheidiol yn unig gyda sefydliadau trydydd parti ac i sicrhau ei fod yn cael ei drosglwyddo’n ddiogel i’r sefydliadau/personau hyn:

• • Adrannau ac asiantaethau’r llywodraeth lle mae gennym rwymedigaeth statudol i ddarparu gwybodaeth (gan gynnwys yr Adran Addysg a Sgiliau (Cymru); yr Adran Addysg (Lloegr); y Swyddfa Gartref; Gyrfa Cymru, Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru);
  • gyda’r brifysgol berthnasol lle rydych yn dilyn rhaglen Addysg Uwch gyda ni;
  • gyda’ch ysgol lle rydych yn dilyn cwrs Cyswllt Ysgolion gyda ni;
  • rhieni, gwarcheidwaid, neu berthynas agosaf, ar gyfer dysgwyr o dan 18 oed (lle mae rheswm dilys dros ddatgelu);
  • Cyflogwyr presennol, darpar gyflogwyr neu gyn-gyflogwyr (i ddarparu tystlythyrau a, lle mae myfyrwyr yn cael eu noddi gan eu cyflogwr a/neu lle rydych chi’n cymryd rhan mewn lleoliad, i ddarparu manylion cynnydd/presenoldeb);
  • Cyrff dyfarnu sy’n ymwneud â’r cymhwyster (cymwysterau) yr ydych yn ymgymryd â nhw gyda ni;
  • Wisepay i ddarparu cyfrif ar-lein i chi sy’n eich galluogi i dalu am wasanaethau ac adnoddau allweddol y coleg yn ôl yr angen;
  • gyda sefydliadau allanol perthnasol lle mae’n angenrheidiol i ni wneud hynny er mwyn cydymffurfio â’n dyletswydd diogelu;
  • Y Sefydliad Pêl-droed at ddiben llwytho i lwyfan Upshot i alluogi’r Coleg i ddarparu gwasanaethau chwaraeon, iechyd a llesiant i chi;
  • Archwilwyr mewnol ac allanol;
  • sefydliadau trydydd parti yn cynnal arolygon (cyfyngedig, hanfodol yn unig);
  • asiantaethau atal neu ganfod trosedd (e.e. yr heddlu, yr Adran Gwaith a Phensiynau a Safonau Masnach);
  • cwmnïau argraffu allanol ar gyfer gwybodaeth bersonol neu gynhyrchion sy’n ymwneud â’ch astudiaethau;
  • cyflenwyr a chontractwyr allanol yr ydym yn eu cyflogi i ddarparu systemau TG a systemau diogelwch ac ati, ac a fydd â mynediad at ddata er mwyn cyflawni eu dyletswyddau cytundebol;
  • Prentisiaid Clyfar lle rydych yn dilyn rhaglen alwedigaethol gyda ni;
  • Gyda GIG Cymru neu Wasanaeth Gwybodeg GIG Cymru (NWIS) at ddibenion cefnogi strategaeth Profi Olrhain Diogelu Cymru;
  • Gyda Public Health England at ddibenion cefnogi strategaeth Profi ac Olrhain Lloegr.

Yn ogystal â’r uchod, rydym hefyd yn rhannu gwybodaeth â:

Gwasanaeth Cofnodion Dysgwyr

Mae’r wybodaeth a ddarperir gennych yn cael ei defnyddio gan yr Asiantaeth Ariannu Addysg a Sgiliau, un o asiantaethau gweithredol yr Adran Addysg (DfE), i roi Rhif Dysgwr Unigryw (ULN) i chi ac i greu eich Cofnod Dysgu Personol, fel rhan o’r swyddogaethau o’r DfE. I gael rhagor o wybodaeth am sut y caiff eich gwybodaeth ei phrosesu, ac i weld eich Cofnod Dysgu Personol, cyfeiriwch at: https://www.gov.uk/government/publications/lrs-privacy-notices