Mae Coleg Cambria wedi ymrwymo i fod yn dryloyw ynglŷn â’r modd y mae’n casglu a defnyddio data ac i gwrdd â’i oblygiadau diogelu data.

Nod yr hysbysiad preifatrwydd hwn yw gadael i chi wybod sut mae Coleg Cambria yn casglu a phrosesu eich gwybodaeth bersonol, a gyda phwy yr ydym yn casglu’r data yma. Mae hyn yn cynnwys beth yr ydych yn ei ddweud wrthym amdanoch eich hun, beth yr ydym yn ei ddysgu trwy eich cael chi fel dysgwr, a’r newidiadau yr ydych yn eu gwneud am ba wybodaeth yr ydych am i ni ei hanfon atoch, neu ei rhannu gydag eraill.

Yn ogystal, mae’r hysbysiad yn nodi’r modd yr ydym yn gwneud hyn ac yn rhoi gwybodaeth am eich hawliau preifatrwydd a’r modd y mae cyfreithiau diogelu data yn eich diogelu.Mae Coleg Cambria wedi ymrwymo i fod yn agored ynghylch sut mae’n casglu ac yn defnyddio’r data hwnnw a sut mae’n cyflawni ei rwymedigaethau i ddiogelu data.

Y gwahanol fathau o wybodaeth rydyn ni’n eu casglu

Efallai byddwn yn casglu’r gwahanol fathau o wybodaeth a ganlyn amdanoch chi tra byddwch yn astudio gyda ni, yn dibynnu ar y math o gwrs rydych chi’n ei ddilyn a’ch anghenion unigol:

  • gwybodaeth yn ymwneud â’ch hunaniaeth gan gynnwys eich enw, enwau blaenorol, gwybodaeth gyswllt, cyfeiriad e-bost, dyddiad geni a rhyw;
  • gwybodaeth am eich perthynas agosaf a / neu gyswllt brys;
  • eich Rhif Yswiriant Gwladol, cenedligrwydd, a chopïau o ddogfennau adnabod, fel eich pasbort neu gerdyn adnabod cenedlaethol, sy’n ymwneud â’ch hawl i gael cyllid y llywodraeth ar gyfer addysg;
  • gwybodaeth am eich dewisiadau astudio cyfredol ac yn y dyfodol;
  • gwybodaeth am eich dewis(iadau) gyrfa arfaethedig;
  • gwybodaeth yn ymwneud â’ch hanes academaidd neu’ch cynnydd presennol, fel y graddau TGAU a ragwelir, y cymwysterau gwirioneddol a gyflawnwyd, canlyniadau arholiadau, sgoriau asesu a dyddiadau astudio;
  • gwybodaeth sy’n ymwneud â’ch cyflogaeth, yn enwedig os yw eich cyflogwr yn cefnogi’ch astudiaethau;
  • gwybodaeth yn ymwneud â’ch amgylchiadau personol, lle bo hynny’n berthnasol i’ch astudiaethau, neu i ni, fel y gallwn roi’r cymorth priodol i chi;
  • manylion ynghylch eich mamiaith, eich lefelau Cymraeg a’ch dewisiadau iaith;
  • gwybodaeth am gyflyrau meddygol neu iechyd, gan gynnwys a oes gennych chi anabledd ai peidio, y mae angen i’r sefydliad wneud addasiadau rhesymol ar eu cyfer;
  • manylion am eich euogfarnau troseddol;
  • manylion eich cyfrif banc lle mae’n ofynnol i ni wneud taliadau’n uniongyrchol i chi, fel rhan o’ch rhaglen gymorth;
  • manylion unrhyw fudd-daliadau’r wladwriaeth y mae gennych chi hawl iddynt, i asesu a allwn ni ostwng y ffioedd rydych chi’n eu talu am gyrsiau penodol;
  • manylion unrhyw weithdrefnau disgyblu neu gwyno y buoch yn gysylltiedig â nhw, gan gynnwys unrhyw rybuddion a roddwyd i chi a’r ohebiaeth gysylltiedig;
  • gwybodaeth monitro cyfle cyfartal, gan gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad ethnig, cyfeiriadedd rhywiol, iechyd, a chrefydd neu gred.

Sut rydyn ni’n casglu eich gwybodaeth

Efallai y byddwn ni’n casglu gwybodaeth amdanoch chi mewn gwahanol ffyrdd, er enghraifft:

  • o’r wybodaeth y byddwch chi’n ei rhoi i ni pan fyddwch yn gwneud cais am gwrs neu’n cofrestru ar raglen ddysgu gyda ni, trwy ein ffurflen gais a’n ffurflenni cofrestru;
  • pan fyddwch chi’n cwblhau ein ffurflenni cofrestru yn un o’n digwyddiadau agored;
  • pan fyddwch chi’n ein ffonio, yn anfon e-bost atom ni, defnyddio ein gwefan, neu siarad wyneb yn wyneb â ni i ofyn cwestiynau neu fynegi pryderon;
  • o sefydliadau eraill fel y Gwasanaeth Cofnodion Dysgwyr, eich cyn ysgol, cyrff dyfarnu, neu’ch noddwr / cyflogwr os ydynt yn cefnogi’ch astudiaethau;
  • trwy ffyrdd eraill pan fyddwch chi’n rhyngweithio â ni, yn ystod eich astudiaethau, drwy un neu ragor o’r rhesymau a nodir isod.

Bydd data yn cael ei storio mewn ystod o wahanol lefydd, gan gynnwys eich ffeil dysgwr, yn systemau rheoli data dysgwyr (yn ein canolfannau data diogel) ac mewn systemau TG eraill gan gynnwys system e-bost y sefydliad.  

Bydd data ond yn cael ei drosglwyddo y tu allan i’r Undeb Ewropeaidd (UE)/Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) lle’r ydym yn defnyddio darpariaeth data cwmwl, ac mae’r trosglwyddiad hwn yn amodol ar gytundebau ac amddiffyniadau priodol i sicrhau diogelwch data.

Sut rydyn ni’n defnyddio eich gwybodaeth

Mae angen i’r coleg brosesu eich data fel ein bod yn gallu darparu ein gwasanaethau addysg i chi a chyflawni ein rhwymedigaethau cytundebol.  I wneud hynny, efallai byddwn ni’n prosesu’r wybodaeth y byddwn yn ei chasglu amdanoch chi, gan gynnwys categorïau data arbennig (data personol sensitif), mewn ffyrdd gwahanol. Mae’r rhain yn cynnwys:

  • Cofrestru, a chyngor ac arweiniad yn gysylltiedig â hynny;
  • Rheoli eich addysg, gan gynnwys:

Darparu gwasanaethau addysgu a dysgu (e.e. cofrestru, asesu, presenoldeb, cynnydd academaidd, arholiadau, ardystio);

Cadw cofnodion dysgwyr;

Cofrestru gyda chyrff dyfarnu ar gyfer eich cymwysterau;

I cyswllt trwy e-bost, ffôn, testun neu bost am gwybodaeth yn ymneud i eich cwrs(iau);

  • Darparu gwasanaethau diogelwch, llyfrgell, TG a gwybodaeth;
  • Darparu gwasanaethau cymorth, gan gynnwys:

Cymorth dysgu uniongyrchol (e.e. Gwasanaethau Myfyrwyr, Cymorth Dysgu Ychwanegol, cyngor ar yrfaoedd, Iechyd a Lles);

Cyflwyno tystlythyrau ar eich rhan;

  • Gweinyddu cyllid (e.e. taliadau EMA / ALG, ffioedd cyrsiau a thaliadau Lwfans Dysgu);
  • Dibenion gweinyddol eraill:

Darparu gwybodaeth (e.e. cau’r coleg, Cymorth TG, cyfyngiadau ar safleoedd, gwybodaeth am gludiant, ac ati);

Ymchwilio a dadansoddi ystadegau;

Sicrhau’r proses diogelu ledled y sefydliad;

Cynnal archwiliadau;

Cydymffurfio â deddfwriaeth Iechyd a Diogelwch;

Atal troseddu a chanfod troseddau;

Cydymffurfio â’n dyletswydd ‘Prevent’;

Ymdrin â chwynion a chamau disgyblu;

Hyrwyddo ein cyrsiau, digwyddiadau a chyfleoedd;

Monitro ein perfformiad;

Teledu Cylch Cyfyng (TCC): Rydyn ni’n defnyddio dyfeisiau recordio TCC i atal troseddau ac i erlyn troseddwyr; i nodi damweiniau a digwyddiadau ac i ddiogelu myfyrwyr, staff ac ymwelwyr.  Byddwn ni’n cadw recordiadau TCC yn ddiogel am hyd at 28 diwrnod, oni bai eu bod yn cael eu defnyddio i ymchwilio i drosedd neu i ddigwyddiad honedig.  Os felly, gallwn ni eu cadw am hyd at 2 flynedd ar ôl i unrhyw ymchwiliad ddod i ben.  Bydd y data sy’n cael ei gasglu ar TCC ar gael i’w weld a bydd modd i staff awdurdodedig, y coleg a’n contractwyr diogelwch trydydd parti ei weld.  Efallai y bydd y data yn cael ei rannu gyda’r heddlu hefyd.

Nid yw Coleg Cambria yn ymgymryd ag unrhyw broffilio na gwneud-penderfyniadau awtomatig.

Deddf Diogelu Data

Mae’r Gyfraith Diogelu Data yn dweud mai dim ond os oes gennym ni reswm priodol dros wneud hynny y cawn ddefnyddio gwybodaeth bersonol.  Mae’r gyfraith yn dweud bod rhaid i ni gael un neu ragor o’r rhesymau a ganlyn i wneud hynny:

  • Cyflawni contract sydd gennym ni gyda chi; neu
  • pan fo’n ddyletswydd gyfreithiol arnom ni i wneud hynny; neu
  • pan fo o fudd cyfreithlon i ni wneud hynny; neu
  • pan fyddwch chi’n caniatáu i ni wneud hynny; neu
  • pan yr ydym yn diogelu buddiannau allweddol gwrthrych data; neu
  • pan fo prosesu er budd y cyhoedd.

Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth

Efallai y byddwn ni’n prosesu’ch data oherwydd bod angen i ni wneud hynny i gyflawni ein contract, a’n hymrwymiadau gyda chi, neu oherwydd eich bod chi wedi gofyn i ni wneud hynny cyn ymrwymo i’r contract.  Mae hyn yn ymwneud â’r gweithgarwch prosesu a ganlyn:

  • Cysylltu â chi cyn i chi ddechrau eich astudiaethau, fel rhan o’r broses gofrestru (er enghraifft, anfon gwybodaeth atoch chi am eich cwrs neu ateb eich ymholiadau);
  • I roi’r gwasanaethau a amlinellir yn yr hysbysiad hwn uchod i chi, unwaith y byddwch wedi cofrestru;
  • At unrhyw ddiben arall y byddwch chi’n rhoi eich data personol i ni.

Ar gyfer ein budd cyfreithlon ni ein hunain, neu drydydd parti, fel:

  • Darparu gwasanaethau addysgol i chi
  • Hyrwyddo cydraddoldeb ac amrywiaeth trwy’r sefydliad.
  • Monitro perfformiad ac effeithiolrwydd y sefydliad;

Efallai y byddwn ni hefyd yn prosesu data oherwydd bod hynny’n angenrheidiol i gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol.  Mewn achosion fel hyn, gallwn ni ddefnyddio eich data personol fel a ganlyn:

  • Cyflawni ein rhwymedigaethau rheoleiddiol, fel cydymffurfio â diogelu
  • Cynorthwyo gydag ymchwiliadau (gan gynnwys ymchwiliadau troseddol) y mae’r heddlu ac awdurdodau cymwys eraill yn eu cynnal.
  • Atal a chanfod troseddau;

Efallai y byddwn ni hefyd yn prosesu eich data personol lle bo:

  • angen hynny at ddibenion meddygol
  • angen amddiffyn eich buddiannau hanfodol chi neu rywun arall.

Lle mae gennym eich caniatâd penodol chi i:

  • hyrwyddo ein cyrsiau nesaf a’n cyfleoedd i chi;
  • eich gwahodd i ymuno â grwpiau cyfryngau cymdeithasol perthnasol;
  • cadw cysylltiad â chi ar ôl i chi orffen eich astudiaethau gyda ni, i gael eich adborth ar ein gwasanaethau neu i roi cymorth i chi fynd ymlaen gyda’ch addysg;
  • eich gwahodd i ymuno â’n cymdeithas cyn-fyfyrwyr.

Rhannu gwybodaeth ag eraill

At y dibenion y cyfeirir atynt yn y datganiad hwn, byddwn ni efallai’n rhannu eich data gyda’r trydydd partïon a ganlyn.  Byddwn ni’n rhoi cyfle i chi ddewis rhai o’r cytundebau rhannu data hyn pan fyddwch chi’n cofrestru gyda ni, a gallwch newid y dewisiadau hynny unrhyw adeg, ond dylech chi ystyried yn ofalus effaith bosibl peidio â rhannu eich data mewn rhai sefyllfaoedd.  Mae Coleg Cambria wedi ymrwymo i rannu data cyfyngedig ac angenrheidiol yn unig gyda thrydydd partïon ac i sicrhau ei fod yn cael ei drosglwyddo’n ddiogel i’r sefydliadau / unigolion hyn isod:

adrannau ac asiantaethau’r llywodraeth lle mae gennym ni rwymedigaeth statudol i ddarparu gwybodaeth iddynt (gan gynnwys yr Adran Addysg a Sgiliau (Cymru); Yr Adran Addysg (Lloegr); Y Swyddfa Gartref; Gyrfa Cymru, Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru);

gyda’r brifysgol berthnasol os ydych chi’n dilyn rhaglen addysg uwch gyda ni;

gyda’ch ysgol os ydych chi’n dilyn cwrs Cyswllt Ysgolion gyda ni;

rhieni, gwarcheidwaid, neu berthnasau agosaf, ar gyfer dysgwyr dan 18 oed (os oes rheswm dilys dros y datgelu);

Cyflogwyr presennol, darpar gyflogwyr neu gyn-gyflogwyr (i roi tystlythyrau ac os yw myfyrwyr yn cael eu noddi gan eu cyflogwyr a / neu os ydych chi ar leoliad gwaith, i roi manylion am gynnydd / bresenoldeb iddynt);

Cyrff dyfarnu sy’n gysylltiedig â’r cymhwyster / cymwysterau rydych chi’n eu dilyn gyda ni;

Defnyddio Wisepay i roi cyfrif ar-lein i chi, sy’n eich galluogi i dalu am wasanaethau ac adnoddau allweddol y coleg fel y bydd angen;

gyda sefydliadau allanol perthnasol lle mae angen i ni wneud hynny i gydymffurfio â’n dyletswydd diogelu;

Y Sefydliad Pêl-droed, i uwchlwytho i lwyfan Upshot i alluogi’r coleg i ddarparu cyfleusterau chwaraeon a gwasanaethau iechyd a lles;

Archwilwyr mewnol ac allanol;

trydydd partïon sy’n cynnal arolygon (cyfyngedig, hanfodol yn unig);

asiantaethau atal neu ganfod troseddu (e.e. yr heddlu, yr Adran Gwaith a Phensiynau a Safonau Masnach);

cwmnïau argraffu allanol ar gyfer gwybodaeth neu gynhyrchion personol sy’n ymwneud â’ch astudiaethau;

cyflenwyr a chontractwyr allanol rydyn ni’n eu cyflogi i ddarparu systemau TG a systemau diogelwch, ac ati, a byddant yn gallu cyrchu data i gyflawni eu dyletswyddau cytundebol.

Gwasanaeth Cofnodion Dysgwyr

Defnyddir y wybodaeth a gyflenwir gennych gan yr Asiantaeth Cyllido Addysg a Sgiliau, asiantaeth weithredol o’r Adran Addysg (DfE), i’ch darparu gyda Rhif Unigryw’r Dysgwr (ULN) ac i greu eich Cofnod Dysgu Personol, fel rhan o swyddogaethau’r DfE. Am fwy o wybodaeth am y modd y prosesir eich gwybodaeth, ac i gael gafael ar eich Cofnod Dysgu Personol, ewch i: https://www.gov.uk/government/publications/lrs-privacy-notices

  • I ofyn am gopi o’r wybodaeth sydd gan Goleg Cambria amdanoch. Wrth ofyn am y wybodaeth yma, gelwir hyn yn Gais i Weld Data Unigolyn. Yn y rhan fwyaf o achosion fe fydd yn ddi-dâl, ond mewn amgylchiadau prin (er enghraifft ceisiadau cyson), fe allem godi tâl gweinyddu;   
  • I ofyn i Goleg Cambria gywiro unrhyw wallau yn y data personol sydd gennym amdanoch;

Pa mor hir fyddwn ni’n cadw eich gwybodaeth bersonol?

Bydd y Coleg yn cadw eich data personol am gyfnodau amrywiol yn dibynnu ar ei gynnwys.  Mae’r tabl isod yn nodi pa mor hir y byddwn ni’n cadw eich data:

 

Y Math o Gofnod Ei gadw am Pam rydyn ni’n ei gadw
Ymholiadau Myfyrwyr, Ceisiadau a Chofrestriadau
Cofnodion sy’n nodi sut cafodd ymholiadau gan ddarpar fyfyrwyr eu trin Diwedd y flwyddyn academaidd ganlynol Ymholiadau cyffredinol sy’n gysylltiedig â chofrestru yn y flwyddyn academaidd gyfredol neu’r flwyddyn ganlynol.
Cofnodion sy’n nodi sut cafodd ceisiadau dysgwyr na chofrestrodd wedyn eu trin. Diwedd y flwyddyn academaidd ganlynol I ymateb i ymholiadau
Datgeliadau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ar gyfer myfyrwyr a fydd yn cysylltu â phlant neu oedolion diamddiffyn. 6 mis Cod Ymarfer y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS)
Cofnodion Academaidd Myfyrwyr
Cofnodion llawn y myfyrwyr, gan gynnwys dogfennau sy’n ymwneud â gwneud cais/cofrestru; cyflawniadau academaidd; trosglwyddiadau, diddymu neu derfynu astudiaethau; arolygon cyrchfannau cyntaf Y flwyddyn academaidd gyfredol + 10 mlynedd Galluogi’r coleg i roi tystlythyrau am gyfnod rhesymol. Terfynau amser ar gyfreitha hefyd.
Gwybodaeth sy’n gysylltiedig ag arholiadau a pherfformiad academaidd (dyddiadau astudio, rhaglenni astudio, marciau, dyfarniadau terfynol, ac ati) Am byth Darparu tystlythyrau a chadarnhau cofrestriadau / dyfarniadau terfynol, ac ati
Cofnodion sy’n nodi ymddygiad a chanlyniadau camau disgyblu yn erbyn myfyrwyr unigol. Y flwyddyn academaidd gyfredol + 6 blynedd Deddf Cyfyngiadau 1980
Cofnodion sy’n nodi sut cafodd cwynion ffurfiol a gyflwynwyd gan fyfyrwyr unigol eu trin Y flwyddyn academaidd gyfredol + 6 blynedd Deddf Cyfyngiadau 1980
Cofnodion presenoldeb myfyrwyr unigol Y flwyddyn academaidd gyfredol + 10 mlynedd Galluogi’r coleg i roi tystlythyrau am gyfnod rhesymol
Gweinyddu Cyrsiau
Rhestrau dosbarthiadau a rhaglenni ar gyfer cyflwyno / marcio gwaith. Cwblhau astudiaethau + 1 flwyddyn Er mwyn ymateb i ymholiadau
Dogfennau sy’n cyfeirio at farciau / graddau ac asesiadau gwaith cwrs Cwblhau astudiaethau + 1 flwyddyn Er mwyn ymateb i ymholiadau
Gwaith Academaidd y Myfyrwyr
Gwaith cwrs y myfyriwr Y flwyddyn academaidd gyfredol + 1 flwyddyn Gofynion y corff dyfarnu
Sgiliau Astudio
Dogfennau sy’n cael eu defnyddio gan y Tîm Sgiliau Astudio i alluogi myfyrwyr i gael y lefel o gymorth sydd ei angen arnynt.  Mae hyn yn cynnwys dogfennau sy’n cyfeirio at y manylion bywgraffyddol, manylion y cwrs, hanes anghenion cymorth, galluoedd ac anawsterau, adroddiadau seicolegwyr addysg, Cynllun Gweithredu Sgiliau Astudio, llythyrau atgyfeirio ar gyfer asesiadau, gohebiaeth arall. Y flwyddyn academaidd gyfredol + 6 blynedd Galluogi’r coleg i roi gwybodaeth i gyn-fyfyrwyr am gyfnod rhesymol o amser.  Terfynau amser ar gyfreitha hefyd
Teledu Cylch Cyfyng (TCC)
Fideos TCC o wahanol leoliadau ledled ein safleoedd Hyd at 28 diwrnod (hyd at 2 flynedd yn dilyn cau unrhyw ymchwiliad) Darparu tystiolaeth yn gysylltiedig â throseddau, diogelu a digwyddiadau perthnasol eraill
Cofnodion Iechyd a Diogelwch
Llyfrau damweiniau a chofnodion ac adroddiadau am ddamweiniau 6 blynedd Nawdd Cymdeithasol (Hawliadau a Thaliadau), Rheoliadau 1979; RIDDOR 1985; Terfynau amser ar gyfreitha.
Cofnodion trefnu lleoliadau gwaith / astudio myfyrwyr i sicrhau bod asesiadau risg yn cael eu cynnal Cwblhau astudiaethau  + 1 flwyddyn Er mwyn ymateb i ymholiadau


Eich hawliau a’ch dewisiadau

Mae gennych chi’r hawliau a ganlyn dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR):

  • Cael gwybod am y data mae Coleg Cambria yn ei gadw amdanoch chi, a sut a pham rydyn ni’n ei brosesu;
  • Cyrchu’r data mae Coleg Cambria yn ei gadw amdanoch chi;
  • Gofyn i Goleg Cambria gywiro unrhyw gamgymeriadau yn y data hwn;
  • Cyfyngu ar brosesu eich data os yw’n anghywir neu ei fod yn cael ei brosesu’n anghyfreithlon;
  • Gwrthwynebu prosesu eich data os ydych chi’n amau nad yw’r hyn rydyn ni’n ei wneud yn gyfreithlon;
  • Gofyn am gael dileu eich data (o dan rai amgylchiadau, lle nad oes gennym ni hawl cyfreithlon i’w gadw);
  • Gofyn ein bod ni’n anfon copi o’ch data yn electronig i chi, neu i drydydd parti;
  • Cyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef ein hawdurdod goruchwyliol ar gyfer diogelu data. (https://ico.org.uk/concerns/);

 

Os hoffech chi arfer unrhyw un o’r hawliau hyn, cysylltwch â: dpo@cambria.ac.uk.

Fersiwn 1.1 24/05/2019